Τρείς cloud εφαρμογές που μεταμόρφωσαν τον τρόπο που δουλεύουμε!
Τα τελευταία χρόνια η εκδημοκράτιση της τεχνολογίας έχει βοηθήσει μικρές επιχειρήσεις να κάνουνε άλματα εκμεταλλευόμενες εργαλεία που μέχρι πριν από μερικά χρόνια ήταν ιδιαίτερα ακριβά και δύσχρηστα. Όταν ξεκινήσαμε το agency μας το βασικό πρόβλημα που αντιμετωπίζαμε ήταν η συνεργασία από απόσταση μιας και δεν είχαμε γραφεία και όλοι δουλεύαμε από διαφορετικούς χώρους. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα πολλές φορές λόγω της κακής επικοινωνίας που υπήρχε να δαπανάμε περισσότερο χρόνο σε τηλέφωνα και emails παρά στα ίδια τα projects. Γι αυτούς τους λόγους αποφασίσαμε να αρχίσουμε να δουλεύουμε μερικά συνεργατικά εργαλεία που βασίζονται στο cloud computing, βελτιώνοντας δραματικά την απόδοση μας. Παρακάτω λοιπόν σας παραθέτω 3 εργαλεία που μεταμόρφωσαν τον τρόπο που επικοινωνούμε και δουλεύουμε.
Όταν λειτουργείς ένα creative agency είναι λογικό να έχεις πολλά διαφορετικά projects, διαφορετικούς πελάτες και τα dealines να έρχονται το ένα μετά το άλλο. Το Asana ήρθες για να μας λύσει αυτό το πρόβλημα γιατί ένα project & task management software που μπορείς να λειτουργήσεις κατευθείαν από το broswer ή το smartphone σου. Για έμας αποτελεί θα λέγαμε το εικονικό μας γραφείο καθώς μέσα από εκεί περνάνε όλες μας οι ενέργειες και επικοινωνίες
Ορισμένες από τις λειτουργίες της δωρέαν βασικής έκδοσης είναι οι εξής:
– Δυνατότητα δημιουργίας ομάδας έως 15 μέλων
– Δημιουργία πολλαπλών projects σε μορφή λίστα (task list) ή πίνακα (project board)
– Επισύναψη αρχείων από PC, Google Drive ή Dropbox
– Ανάθεση έργου, στόχων και προθεσμιών στα μέλοι της ομάδας
– Δυνατότητα σχολιασμού πάνω στα projects & επιμέρους tasks
– Oμαδικό chat
– Ομαδικό και προσωπικό ημερολόγιο
– Oμαδικό και προσωπικό to-do list
– Παρακολούθηση της πορείας των projects
– Mobile notifications
Όταν μπήκαμε στην διαδικασία να ξεκινήσουμε την έκδοση τιμολογίων , τα περισσότερα προγράμματα που βρήκαμε στην αγορά ήταν ακριβά,δύσχρηστα και απαιτούσαν εγκατάσταση σε κάποιον υπολογιστή. Όμως σε ένα συνέδριο Open Coffee που έτυχε να παρεβρεθούμε μάθαμε για το online invoicing software Elorus. Πρόκειται για μια cloud-based εφαρμογή η οποία δημιουργήθηκε από μία ελληνική ομάδα, γεγονός που μας κινητοποιείσαι ακόμα περισσότερο να την χρησιμοποιήσουμε.
Ορισμένες από τις λειτουργίες της δωρέαν βασικής έκδοσης είναι οι εξής:
– Πρόσβαση και επερξεργασία από τον broswer ή το smartphone
– Έκδοση παραστατικών και αποδείξεων online
– Δημιουργία προσφορών και προτιμολογίων
– Αυτόματο πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης για επαναλαμβανόμενες συναλλαγές
– Καταγραφή εισπράξεων και πληρωμών
– Αποθήκευση όλων των παραστατικών online
– Δημιουργία αναλυτικών αναφορών
– Καταγραφή πελατολογίου
– Δυνατότητα πολλαπλών χρηστών
– Διασύνδεση με παρόχους πληρωμών
– Αποστολής τιμολογίου στον πελάτη
Μέσα λοιπόν από την τριβή μας όλο αυτό το διάστημα οδηγηθήκαμε σε δύο βασικά συμπεράσματα:
1. Η τεχνολογία έχει αναπροσδιορίσει τον τρόπο που δουλεύουμε
Παλαιότερα οι άνθρωποι έπρεπε να είναι σε ένα συγκεκριμένο χώρο (γραφείο) για συγκεκριμένες ώρες ώστε να μπορέσουν να δουλέψουν και να επικοινωνήσουν με τους συναδέλφους τους. Πλέον με το διαδίκτυο και τις εφαρμογές του, το γραφείο και το στάνταρ ωράριο έχουν χάσει τον ρόλο τους. Μικρές και μεγάλες ομάδες μπορούν να συνεργάζονται εξ’ αποστάσεως και οι εργαζόμενοι ατομικό επίπεδο να επιλέγουν οι ίδιοι τις ώρες και το μέρος που είναι πιο αποδοτικοί αισθάνονται πιο άνετα για να δουλέψουν. Με αυτό τον τρόπο φεύγουμε από το παραδοσιακό μοντέλο που βασιζόταν στις ώρες που δαπανά κάποιος στην δουλεία του και πηγαίνουμε σε ένα μοντέλο που στο επίκεντρο είναι το πραγματικό αποτέλεσμα.
2. Το κόστος για να λειτουργήσεις μια επιχείρηση εξ’ αποστάσεως είναι πολύ μικρότερο
Μέχρι και 10 χρόνια πριν για να ξεκινήσεις μια επιχείρηση σαν την δικιά μας έπρεπε να δαπανήσει ένα αρκετά μεγάλο ποσό σε εξοπλισμό γραφείου(έπιπλα ,Η/Υ κτλ), επαγγελματικό λογισμικό και λειτουργικά έξοδα. Σήμερα όμως εκμεταλλευόμενοι εργαλεία (φτηνά ή ακόμα και δωρεάν) όπως αυτά που αναφέραμε παραπάνω μπορούμε να δουλεύουμε οπουδήποτε έχουμε πρόσβαση στο διαδίκτυο, πολλές φορές κατευθείαν και μέσα από το smartphone . Με αυτό το τρόπο έχουμε πολύ μικρότερα έως και μηδενικά κόσμοι και κερδίζουμε χρόνο από άσκοπες μετακινήσεις, επενδύοντας τον σε προσωπικές ασχολίες που δεν είχαμε την δυνατότητα προηγουμένως